Ventajas de la Mensajería Instantantea en las Empresas
Estamos acostumbrados a utilizar sistemas de mensajería instantánea en nuestra vida privada, pero pocas empresas aprovechan estos sistemas para mejorar la eficiencia en el trabajo diario. Los sistemas de mensajería actuales permiten la comunicación casi inmediata entre varias personas, incluso la posibilidad de compartir documentos. Estas conversaciones son más ágiles que el envío de correos en cadena para aclarar conceptos o las llamadas entre departamentos.
Además de la agilidad en la comunicación, los sistemas de mensajería instantánea evitan llamadas internas y las reemplazan por simples avisos en pantalla que son menos intrusivos. Si estamos ocupados realizando una tarea, no tenemos la obligación de responder de inmediato, a diferencia de una llamada telefónica, lo que nos permite evitar interrupciones innecesarias.
Los mensajes instantáneos son el complemento perfecto del correo electrónico, ya que nos permiten aclarar cualquier concepto y resolver dudas en cuestión de segundos. Es mucho más ágil enviar un mensaje que redactar un correo y esperar una respuesta.
Si necesitamos enviar un aviso a todo un departamento, basta con seleccionar a todos los receptores deseados y enviar un único mensaje. En Internet, existen múltiples sistemas de mensajería que permiten la comunicación tanto interna como externa en la empresa. Sin embargo, es importante utilizar un sistema de mensajería que cifre la información para evitar posibles escuchas externas a nuestra red. Esto garantiza la privacidad y seguridad de los mensajes enviados entre compañeros de oficina.
Para abordar estas preocupaciones de seguridad y confidencialidad, muchas empresas optan por tener un servidor de mensajería interna que solo puede utilizarse dentro de la red de la empresa. Esto permite disfrutar de la funcionalidad deseada mientras se evita cualquier posible fuga de información hacia el exterior.
Prácticas recomendadas de mensajería instantánea
Además de las ventajas mencionadas, es importante seguir algunas prácticas recomendadas al utilizar la mensajería instantánea en el trabajo. Estas prácticas incluyen adoptar las herramientas que los empleados ya están utilizando, establecer reglas básicas para su uso, respetar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y promover la comunicación cara a cara cuando sea necesario.
En resumen, el uso de sistemas de mensajería instantánea en el entorno laboral puede mejorar significativamente la eficiencia y la comunicación en las empresas. Estas herramientas agilizan la comunicación, evitan interrupciones innecesarias, complementan el correo electrónico, permiten la comunicación masiva y pueden garantizar la seguridad de la información mediante el uso de cifrado o servidores internos.
Como solución de mensajería, desde YMANT somos expertos en ayudar a las empresas a implementar y aprovechar al máximo Microsoft Teams. Trabajamos con las organizaciones para entender sus necesidades específicas y brindar soluciones personalizadas que se adapten a sus procesos y objetivos comerciales.
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