Cuando una empresa empieza a crecer en número de trabajadores se hace patente la necesidad de una sala específica para reuniones. Se pueden tener muchos tipos de reuniones, bien sean internas de la empresa, bien sean con la asistencia de un posible cliente. Podemos reunirnos como parte de lanzamiento de un nuevo proyecto, para hacer un repaso periódico de los problemas o dificultades existentes, etc. Los comerciales agradecerán tener un entorno cerrado para poder hacer sus presentaciones a los posibles clientes.
Indicamos aquí una lista de equipamientos comunes en una sala de reuniones:
• Mobiliario: Cómo mínimo deberemos tener una mesa grande y las sillas para que nos sentemos. Habitualmente utilizaremos esta sala de reuniones con clientes por lo que se suele optar por un mobiliario más atrayente que el tradicional de oficina. Por el mismo motivo se suele tender a grandes mesas que ocupen gran parte del espacio de la sala.
• Pizarra: Es común que una de las paredes esté presidida por una gran pizarra donde poder ir anotando las ideas que surgen en las reuniones, o aquello que queremos reforzar de cara al cliente. Por una cuestión de limpieza se suelen evitar las pizarras de tiza y normalmente se optan por pizarras blancas que se escriben con rotuladores especiales.
• Conectividad: Lo más probable es que al utilizar la sala debas mostrar información que está en linea, tanto interna de la empresa como en Internet, así que es importante que la sala tenga las comunicaciones preparadas. Así pues en la sala de reuniones debe haber tomas de red, y eléctricas, de sobra en las paredes, o bajo la mesa, de forma que cualquiera pueda conectarse fácilmente. Si tenemos instalado un sistema de red Wi-Fi en la empresa, deberíamos tener la máxima cobertura posible en las salas de reuniones.
• Proyector: Es conveniente tener montados un proyector en el techo y una pantalla desplegable en una de las paredes. El proyector debe tener un conector para cable de pantalla en la mesa, de forma que sea fácilmente accesible. La idea es que simplemente con un portátil sobre la mesa podamos conectarnos y realizar la presentación de forma cómoda.
• Sistema de videoconferencia: Para aquellas empresas que vayan a utilizar a menudo la videoconferencia, el mejor lugar para montar un equipo específico de videoconferencia es precisamente una sala de reuniones.
Para quien lo use menos pueden optar por soluciones de ordenador + webcam.
Estos serían los puntos básicos para una sala de reuniones funcional, pero podemos añadirle cuántas opciones queramos y creamos necesarias para nuestra empresa.
¿Quieres mejorar tu sala de reuniones? Habla con tu proveedor de servicios informáticos quien te asesorará en los equipos y sistemas que mejor se adapten a tu espacio.
