Factura digital

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Factura digital, lo que debemos saber

La facturación en papel casi ha desaparecido en España siendo sustituidas por la factura electrónica, también llamada factura digital o e-factura. Estos documentos digitales tienen total validez legal y fiscal por lo que deben ser almacenados, tanto por el emisor como por el receptor, con la mayor de las garantías durante el tiempo legal establecido. El hecho de que deban poder ser consultadas en cualquier momento durante este período obliga a las empresas a mantener un sistema de repositorio y almacenamiento de facturas digitales que permita no sólo su custodia sino también la búsqueda y organización de las mismas de una forma cómoda y sencilla.

Facturas y LOPD

Cabe destacar que en las facturas, sobretodo en las que hacen referencia a clientes finales, es fácil que se encuentren datos de carácter personal por lo que su custodia, gestión y manipulación debe realizarse con las garantías de seguridad que exigen la Ley Orgánica de Protección de Datos. Dentro de estos requerimientos se encuentra el hecho de limitar quién tiene acceso a las mismas así cómo asegurarnos, en la medida de lo posible, que no puedan ser consultadas por nadie más.

En las facturas digitales esto ya no implica sólo mantener una seguridad física en las oficinas (puertas, alarmas, guardas, etc.) sino también establecer sistemas de seguridad informática que impidan la recuperación de la información almacenada (sistemas de seguridad, cifrado de datos para hacerlos ilegibles, etc.).

La obligación de almacenar la información es tal que en caso de pérdida de las facturas digitales la Agencia Tributaria puede imponer sanciones de cuantías importantes, por lo que las empresas deben asegurar correctamente no sólo el almacenamiento principal sino establecer una política de copias de seguridad para recuperar la información en caso de pérdida de las copias iniciales. Igualmente estas copias deben almacenarse fuera de nuestras oficinas de forma cifrada para evitar la fuga de información desde las mismas.

La facturación digital ha facilitado la gestión de la facturación en las empresas pero tiene implicaciones legales que requieren de configuraciones adecuadas en los sistemas informáticos.

Ymant | comunicaciónFactura digital

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