Cuando una empresa comienza a crecer en número de trabajadores, se vuelve evidente la necesidad de contar con una sala específica para las reuniones. Estas reuniones pueden ser internas, entre los empleados de la empresa, o pueden incluir la participación de posibles clientes. Las reuniones pueden tener diversos propósitos, como lanzamiento de nuevos proyectos, revisiones periódicas de problemas o dificultades, entre otros. Los equipos comerciales apreciarán tener un entorno cerrado para realizar presentaciones a los posibles clientes.
A continuación, se presenta una lista de elementos comunes que se suelen encontrar en una sala de reuniones:
1. Mobiliario: Es fundamental contar con una mesa grande y sillas para los participantes. En el caso de reuniones con clientes, se suele optar por un mobiliario más atractivo y diferente al tradicional de oficina. Además, es común utilizar mesas grandes que ocupen gran parte del espacio de la sala.
2. Pizarra: Es habitual que una de las paredes esté equipada con una pizarra grande, donde se puedan anotar las ideas que surgen durante las reuniones o resaltar información relevante para los clientes. Se recomienda utilizar pizarras blancas que se escriben con rotuladores especiales, ya que son más limpias que las pizarras de tiza y últimamente, se está extendiendo el uso de pantallas táctiles de grandes dimensiones que hacen a la vez de televisión para poder presentar y de pantallas táctiles.
3. Conectividad: Dado que es probable que se necesite mostrar información en línea durante las reuniones, tanto interna de la empresa como de Internet, es importante contar con las conexiones adecuadas. La sala de reuniones debe tener tomas de red y eléctricas suficientes en las paredes o bajo la mesa para que cualquier persona pueda conectarse fácilmente. Si la empresa dispone de una red Wi-Fi, es recomendable asegurar la máxima cobertura en las salas de reuniones. Es recomendable contar con una red wifi de invitados segmentada al margen de la red de la empresa.
4. Proyector: Resulta conveniente instalar un proyector en el techo y una pantalla desplegable en una de las paredes. El proyector debe contar con un conector para cable de pantalla en la mesa, de manera que sea fácilmente accesible. De esta forma, con solo tener un portátil sobre la mesa, es posible conectarse y realizar presentaciones de forma cómoda. Como hemos comentado antes, cada vez son más las empresas que sustituyen este proyector por una pantalla táctil de grandes dimensiones.
5. Sistema de videoconferencia: Para aquellas empresas que realizan videoconferencias con frecuencia, resulta útil contar con un equipo profesional específico de videoconferencia en la sala de reuniones. Para aquellos casos en los que se utiliza la videoconferencia de manera menos frecuente, se pueden considerar soluciones como ordenadores con cámaras web.
Estos son los elementos básicos que se deben considerar para tener una sala de reuniones funcional. No obstante, se pueden añadir tantas opciones como sean necesarias y adecuadas para cada empresa.
Recuerda que, al diseñar una sala de reuniones, es importante tener en cuenta el tamaño y los servicios requeridos para diferentes tipos de reuniones, como juntas, conferencias, salas de videoconferencia, salas modulares, espacios creativos, entre otros. La flexibilidad y adaptabilidad de los espacios de reunión son clave para fomentar la colaboración y la productividad en el entorno labor
